丸暗記すべし!ビジネス英語のメールで使える7つポイント【便利です】



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ビジネスの世界でのメールは必須です。友達との気軽なメールと違って、緊張感を持って言葉を慎重に選んで書かなければなりませんが、心構えと準備があれば恐れるに足りず。
ここでは、標準的なビジネスメールを書くためのポイント7つをご紹介しましょう!

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1,タイトルは本文の要約にすること

1,タイトルは本文の要約にすること

タイトルは内容の要約で、簡潔明瞭であることが基本です。タイトルを見ただけで内容が推測できるようにしましょう。
例:Re: Summary of Our Meeting with ABC (ABC業者とのミーティングのまとめについて)

2.シンプルな文章にすること

2.シンプルな文章にすること

日本語から直訳して英語にするのはもっともNGなことです。なぜかと言うと、直訳すると文章の構文が複雑になり、受け取った人の混乱の元となるからです。

3.ポジティブなメールを心がけること

3.ポジティブなメールを心がけること

ポジティブな言葉を下記のとおりにまとめます。
helpful 助けになる
good question いい質問
agreed  同意して
together いっしょに
useful 役立つ
I will do my best, 全力を尽くす
mutual,  相互に
opportunity.機会

一方で、ネガティブな言葉は下記のとおりです。
busy, 忙しい
crisis, 危機
failure, 失敗
forget it, 忘れた
I can’t,  できない
it’s impossible,  不可能
waste,  無駄な
hard. キツイ

ことばは「人となり」を表すものです。賢明に慎重に言葉を選ぶようにしましょう。

4.大文字、句読点、スペル、基本的な文法には細心の注意をすること

4.大文字、句読点、スペル、基本的な文法には細心の注意をすること

ビジネスでは、あなたが書くメールの印象が大事なポイントになります。送信ボタンを押す前に、かならず、読み返しをしましょう。

忙しいからとか、急いでいるからと言って、この手間を惜しむビジネスマンは非常に多いのですが、それが、命取りになることもあります。ネイティブスピーカーでなければ、なおさら慎重にならなければなりません。送信する前に1回と言わず、2回チェックするというる意識的を持つべきです。

5.直接的に書くべきか、間接的に書くべきか熟考すること!

5.直接的に書くべきか、間接的に書くべきか熟考すること!

その国の文化や習慣で違いはありますが、概して、メールは直接的に書くとされています。ただ、ネイティブスピーカーでないあなたが書く英語があまりに率直すぎると、相手に不快感を持たれてしまうかもしれません。

以下は直接的な表現と間接的な表現の例です。比較してみてください。そして、十分、考慮して書くようにしましょう。

直接的な表現:I need this in half an hour.
間接的な表現:Would it be possible to have this in half an hour?
これ、30分以内に必要です

直接的な表現:There will be a delay
間接的な表現:I’m afraid there may be a slight delay.
少々、遅れます。

直接的な表現:It’s a bad idea
間接的な表現:To be honest, I’m not sure if that would be a good idea.
その考えはマズイね。

依頼の仕方によって、相手の印象が違いますよ。

6.受け取る相手を認識すること!

6.受け取る相手を認識すること!

メールを出す相手は同僚、クライアント、それとも上司ですか?
最近ではほとんどのビジネスメールは敬語を使わず平常文で書きますが、フォーマルかインフォーマルという表現の違いはしっかりあります。比較してみましょう。

フォーマルじゃない文章:Thanks for emailing me on 15th February
フォーマルな文章:Thank you for your email dated 15th February
2月15日の連絡をありがとうございます。

フォーマルじゃない文章:Sorry, I can’t make it.
フォーマルな文章:I am afraid I will not be able to attend
すみませんが、出席できません。

フォーマルじゃない文章:Can you…?
フォーマルな文章:I was wondering if you could….?
~していただけますか?

インフォーマルなメールであれば、少々の文法ミスに目をつぶってくれますが、
取引先や、年長者にとっては、文法ミスやカジュアルすぎるメールは許しがたいミスとなってしまいます。ご注意あれ。

7.メールのフィードバックをもらうこと

7.メールのフィードバックをもらうこと

自分で書いたメールを英語の熟達者にフィードバックしてもらってください。また、受信したメールを使って学習してください。うまく書いてあるメール(well-written email)を受け取ったときは、使われている表現や単語をじっくり見てください。そのフレーズをストックするためのノートを作るのもおすすめです。

以上となります。7つのポイントをしっかり覚えておきましょう。


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