ビジネス英語の英文メール表現!フォーマルとインフォーマルな例文まとめ



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メールを書く相手が同僚であれ、友人であれ、取引先の人であれ、目的は「メッセージがきちんと伝わるかどうか」(your main goal is to get your message across)が最も重要課題です。

もし、あなたのメールに不適切な言葉や、誤った表現が頻繁にあったとしたら、メッセージが伝わらないだけでなく、不信感を持たれてしまうことでしょう。メールは後に残るものですから細心の注意をしてもしすぎることはないと思うべきです。

今回は、フォーマルな場合と、インフォーマル(セミフォーマル)な場合とを対比して学んでいきましょう。

もくじ

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あいさつのメール表現

Formal (正式)な表現一覧

  • Dear Sir/ Madam,
  • Dear Sir or Madam,
  • To whom it may concern: (especially AmE)
    関係各位:(特に米国で使用)
  • Dear Mr/ Ms Jones,
    親愛なるジョーンズ夫妻
  • Dear Dr Smith,

(注意:ファーストネームは使いません。MissやMrs.は女性が結婚しているかどうかが焦点となるので、宛名に使うのは適切ではありません。)

Informal (インフォーマル)な表現一覧

  • Hi Dennis,
  • Hello Claire,
  • Dear Mum,

最後にカンマをつけることを忘れないようにしましょう。

メールの目的/返事の表現

Formal (正式)な表現一覧

  • I am writing to make a reservation.
    予約をお願いしたく・・・
  • I am writing to apply for the position of…
    そのポジションを受諾いたしたく・・・
  • I am writing to confirm my booking
    予約の確定をしたく・・・
  • I am writing to ask for further information about …
    もっと情報をお聞きしたく・・・
  • I am writing with regard to the complaint you made on 29th February
    2月29日の件について一言申し上げたくメールしました。
  • Thank you for your e-mail of 29th February regarding the sale of… / concerning the conference in Brussels.
    2月29日の販売に関してのメールをありがとうございます。
  • Thank you for your e-mail of concerning the conference in Brussels.
    ブリュッセルでの会議に関するメールをありがとうございます。
  • With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that…
    金曜日の電話での件でお知らせしたいことがあります。

Informal (インフォーマル)な表現一覧

  • Just a quick note to invite you to…
    お招きしたいと思い、とり急ぎのメールをしました・・
  • to tell you that…
    ちょっとお知らせしたいことがあって・・
  • This is to invite you to join us for…
    ~にお招きしたくてメールしたのですが、
  • Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you.
    メールありがとう、ご連絡をいただきうれしく思っております。
  • I wanted to let you know that / tell you about / ask you if…
    お知らせしたいことがございまして・・・

依頼する/情報を尋ねる際の表現

依頼する/情報を尋ねる際の表現

Formal (正式)な表現一覧

  • Could you please let me know if you can attend … / if you are available for a meeting on 12th December?
    ~に、ご出席いただけるかお知らせいただけますか?
    12月12日の会議に参加できるかどうかお知らせいただけますか?
  • I would appreciate it if you could please send me a brochure/ if you could please reply within two days.
    2日以内にお返事をいただけるとありがたいのですが。
    書類を送ってていただけるとありがたいのですが。
  • Could you possibly arrange a meeting with the Logistics Manager?
    ロジスティックス・マネージャーとの会談を手配していただけますか?
  • I would also like to know if there are any swimming pools in your area.
    お住まいの地域にスイミングプールがあるかどうかお知らせいただけますか?
  • Please let me know how much the tickets cost.
    チケットの価格をお知らせいただけますか。

Informal (インフォーマル)な表現一覧

  • I was wondering if you could come and see me sometime next week.
    来週、いつ会いに来てくれるかしら。
  • Would you mind coming early to help me clear up the place?
    そこを片づけるのを手伝ってもらいたいので早めに来てもらえませんか?
  • Do you think you could call Jerry for me?
    私に代わってジェリーに電話してくれる?
  • Can you call me/ get back to me asap? (as soon as possible)
    出来るだけ早くコールバックしてもらえる?

ヘルプを頼む//情報を与える際の表現

Formal (正式)な表現一覧

  • We are happy to let you know that your article has been selected for publication.
    あなたの記事が出版社に選ばれたことにお喜び申し上げます。
  • I am glad to inform you that we will be holding our annual conference in Brussels on 20 September 2014.
    2014年9月20日ブリュッセルで年次会議を実施することをお伝えいたします。
  • We regret to inform you that the show has been cancelled due to bad weather conditions.
    気象状況によりショーが中止となりましたことを誠に申し訳なく思っております。
  • We are willing to arrange another meeting with the CEO.
    新たにCEOとの会談を設けようと考えております。
  • Please do let me know if I can be of further assistance.
    何かございましたら、お知らせください。
  • Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact us.
    詳しい情報が必要であれば、遠慮なく我々にご連絡ください。

Informal (インフォーマル)な表現一覧

  • I’m sorry, but I can’t make it tomorrow. (= I can’t come tomorrow.)
    申し訳ありませんが、明日行けなくなってしまいました。)
  • I’m happy to tell you that John and I are getting married next month.
    ジョンと来月結婚することになりました。
  • Would you like me to come early and help you clear up the place?
    早めに来て、片づけるのを手伝いましょうか?
  • How about I come and help you out?
    お手伝いしましょうか?
  • Do you need a hand with moving the furniture?
    家具を動かすのに手が必要でしょうか?

不満を訴える際の表現

不満を訴える際の表現

Formal (正式)な表現一覧

  • I am writing to express my dissatisfaction with… / to complain about…
    残念に思ったことを書かせていただきますが・・・
  • I regret to say that I was not completely satisfied with the room you provided us.
    残念ですが、用意していただいた部屋に満足できませんでした。
  • We regret to inform you that your payment is considerably overdue.
    お支払い期限がかなり遅れているということをお伝えしなければなりません。
  • I would like to receive a full refund and compensation for the damages.
    損害についてですが、全額払い戻していただきたいと思います。
  • I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered.
    我々が被った被害ことに対してどのように償っていただけるのでしょうか。

Informal (インフォーマル)な表現一覧

  • I’m sorry to say that you’re late with the payments.
    すみませんが、支払いが延滞しているようですが。
  • I hope you won’t mind me saying that the place you’d recommended to us wasn’t as nice as we’d expected.
    こんなこと言って悪いんだけど、勧めてくれた場所が期待外れだったんだ。

APOLOGIZING:謝罪

Formal (正式)な表現一覧

  • We would like to apologize for any inconvenience caused.
    ご不便をおかけし、お詫び申し上げます。
  • Please accept our apologies for the delay.
    遅れてしまったことをお許しください。
  • Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused.
    損害補償について、どのように対応させていただいたらよろしいでしょうか。
  • We will make sure that this will not happen again in the future.
    このようなことが二度と起こらないようにいたします。
  • I am afraid I will not be able to attend the conference.
    会議に出席するのが難しいのですが。

Informal (インフォーマル)な表現一覧

  • I’m sorry for the trouble I caused.
    ご面倒をおかけして申し訳ございません。
  • I apologize for the delay.
    遅くなり、申し訳ございません。
  • I promise it won’t happen again
    このようなことが二度と起きぬよう約束します。
  • I’m sorry, but I can’t make it to the meeting.
    すみませんが、会議に参加できなくなりました。

ファイル添付する際の表現

Formal (正式)な表現一覧

  • I am attaching my CV for your consideration.
    参考までに履歴書を添付させていただきます。
  • I am sending you the brochure as an attachment.
    パンフレットを添付で送付いたします。
  • Please find attached the file you requested.
    ご依頼のファイルを添付いたしますので、ご確認ください。
  • I am afraid I cannot open the file you have sent me.
    お送りいただいたファイルが開かないのですが。
  • Could you send it again in … format?
    その書式を再送してもらえますか?

Informal (インフォーマル)な表現一覧

  • I’m attaching/sending you the holiday photos.
    休暇中の写真を添付しますね。

  • Sorry, but I can’t open it. Can you send it again in … format?
    すみません、添付ファイルが開かないんだけど、その書式を再送してくれませんか?

メールの締め文の表現

Formal (正式)な表現一覧

  • I look forward to hearing from you.
    ご返事をお待ちしております。
  • I look forward to hearing when you are planning to visit our town.
    あなたが我々の町を訪問していただけるのを楽しみにしています。

Informal (インフォーマル)な表現一覧

  • Hope to hear from you soon.
    また、連絡を待っています。
  • I’m looking forward to seeing you.
    早くお会いしたいです。

クロージング表現

クロージング表現

Formal (正式)な表現一覧

  • Yours faithfully, ( Dear Sir/ Madam,で始めたとき)
    敬具
  • Yours sincerely, ( Dear Ms Collinsなど書き始めが名前のとき)
    敬具
  • Sincerely Yours,
    敬具(アメリカ英語)
  • Sincerely,
    敬具(アメリカ英語)
  • Yours Truly, (AmE)
    敬具(アメリカ英語)

Informal (インフォーマル)な表現一覧

  • Love,
  • Thanks,
  • Take care,
  • Yours,
  • Best regards,
  • BR

最後に、もうひとつ追記させてください。正式な手紙では短縮形は使わないようにしましょう。つまり、’I don’t’ではなく、I do notと書くのが正式です。

いかがでしたか?英語を学び続けること(Keep learning,) 書き続けること(keep writing、そして、練習は裏切らないこと(practice makes perfect)をモットーに切磋琢磨していきましょう。

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